Thế nào là một phần mềm quản lý nhà xe tốt?

Ngày đăng: 03/11/2020

Đây là bài viết được AN VUI dựa trên kinh nghiệm đã làm việc với hàng trăm doanh nghiệp vận tải. Chúng tôi cố gắng thể hiện bài viết dưới quan điểm khách quan nhất để có thể mang đến cho người đọc những kinh nghiệm trong việc lựa chọn "Phần mềm quản lý nhà xe" hoặc ít ra cũng cung cấp cho người đọc góc nhìn tổng thể hơn trước khi lựa chọn một phần mềm quản lý cho doanh nghiệp vận tải của mình.

Sau đây là 08 lưu ý cơ bản nhất khi lựa chọn phần mềm nhà xe

1. PHẦN MỀM TỐT PHẢI LÀ MỘT PHẦN MỀM AN TOÀN:

Đây là yêu cầu đầu tiên mà một nhà xe phải cân nhắc trước khi lựa chọn phần mềm. Thường khi nói về tính an toàn của phần mềm các nhà xe thường liên tưởng ngay đến việc đặt server lưu trữ dữ liệu tại nhà sẽ an toàn hơn dùng server trên Cloud nhưng đó là sai lầm đầu tiên khi nghĩ rằng để server tại doanh nghiệp sẽ an toàn, thậm chí khi để server tại doanh nghiệp nguy cơ mất an toàn còn cao hơn vì những lý do sau

Server đặt tại nhà xe thường không có đội ngũ bảo mật đủ mạnh nên việc từ bên ngoài tấn công vào server sẽ đơn giản hơn là server đặt Cloud. Server đặt Cloud được bảo vệ với cả một đội ngũ kỹ thuật lớn của nhà cung cấp dịch vụ.
Server đặt tại nhà đường truyền mạng sẽ không ổn định và không được trang bị hạ tầng tốt như những đơn vị chuyên nghiệp cung cấp dịch vụ Cloud chính vì thế tính ổn định thấp.
Việc đầu tư Server tại nhà thì phải với chi phí lớn mà thiết bị công nghệ thì liên tục thay đổi nên lỗi thời nhanh. Nên hiệu quả kinh tế của việc đầu tư server tại nhà là không khả thi.
Đối với nhà xe thì dữ liệu hành khách và doanh thu bán vé là vô cùng quan trọng, Phần mềm tốt là phần mềm phải cho phép quản lý toàn bộ thông tin hành khách chủ động. Phần mềm phải có cơ chế chăm sóc khách hàng, Gửi email, gửi tin nhắn chủ động của nhà xe đến với khách hàng.

Đặc biệt đơn vị cung cấp phần mềm phải không tham gia bán vé. Bởi vì nếu đơn vị cung cấp phần mềm mà lại tham gia bán vé xe thì sẽ dẫn đến việc lấy thông tin của nhà xe này cung cấp cho nhà xe khác có mức hoa hồng chiết khấu cao hơn.

Một trong những yếu tố đánh giá chất lượng phần mềm nói chung và phần mềm nhà xe nói riêng đó chính là sự ổn định của phần mềm, đăc biệt là đối với nhà xe khi doanh thu bán vé lớn nhất của họ là rơi vào dịp cuối tuần và Lễ Tết. Tại những thời điểm này lượng khách hàng đặt vé qua tổng đài cũng như đặt vé online qua Website/App của nhà xe là rất lớn, đồng thời các thao tác của nhân viên cũng cần phải rất nhanh chóng để phục vụ nhu cầu của khách hàng.

Qua bài viết phân tích dưới đây AN VUI sẽ cung cấp một số kiến thức về tính ổn định và tốc độ xử lý của phần mềm đạt tiêu chuẩn để nhà xe có thể tham khảo trước khi quyết định ứng dụng công nghệ vào quá trình quản lý nhà xe của mình.

Các đặc điểm của một phần mềm Ổn định

Thiết kế tổng thể và tầm nhìn rõ ràng của kiến trúc sư trưởng sản phẩm
Tốc độ xử lý nhanh chóng ở mọi thời điểm
Dữ liệu báo cáo đồng bộ và chính xác
Hệ thống backup Dữ liệu an toàn
Phản ứng nhanh khi có sự cố diễn ra
Đặc biệt Nhà xe phải là đơn vị chủ động trong hoạt động bán vé

Như vậy một phần mềm An toàn phải là phần mềm có cơ chế phần quyền bảo mật tốt, cơ chế lưu trữ thông tin tốt và đặc biệt đơn vị cung cấp phần mềm phải không tham gia vào việc bán vé xe. Có như vậy mới tạo nên sự an toàn bền vững cho nhà xe.

2. PHẦN MỀM TỐT LÀ PHẦN MỀM NHÀ XE PHẢI NẮM QUYỀN CHỦ ĐỘNG

Khi lựa chọn phần mềm nhà xe cần phải để ý đến tính chủ động của phần mềm. Ban đầu thường nhà xe không chú ý đến điều này vì quá tập trung vào chức năng của phần mềm mà quên mất rằng một phần mềm cứng nhắc sẽ là sự bất tiện trong tương lai. Phần mềm tốt thường xây dựng cơ chế quản lý chủ động cho người sử dụng. Có nghĩa là mọi thao tác nhà xe phải được toàn quyền kiểm soát Ví dụ: Tạo sơ đồ ghế, tạo tuyến, tạo bảng giá ... khi thêm tuyến hoặc thêm xe nhà xe phải chủ động. Tính chủ động còn thể hiện ở việc thay đổi giá, thay đổi khung giờ, thay đổi sơ đồ ghế.... Có như vậy mới mang lại sự tiện lợi sau này khi nhà xe phát triển ở quy mô lớn. Nhà xe chủ động mọi hoạt động khai báo từ việc chủ động khai báo sơ đồ ghế, chủ động đẩy vé online hay không, Chủ động gửi tin nhắn cho khách hàng, Chủ động lên các chương trình khuyến mại... Tất cả đều do nhà xe chủ động quyết định.

3. PHẦN MỀM TỐT PHẢI ĐƯỢC THIẾT KẾ TỔNG THỂ

Khi bạn quyết định đầu tư phần mềm nhà xe bạn hãy nghĩ đến việc sau này khi nhà xe lớn lên bạn cần thêm các chức năng, cần thêm phần quản lý khách hàng, cần thêm quản lý nhân sự, cần thêm kế toán để kiểm soát thu chi, cần quản lý tài sản cố định .....Một sản phẩm được thiết kế tổng thể sẽ tính toán cho bạn đầy đủ các chức năng và luôn sẵn sàng vi bạn có nhu cầu sử dụng. Thường vì điều kiện kinh tế ban đầu hạn hẹp nên bạn chỉ đầu tư một chức năng nào đó nhưng nhất định bạn phải chọn một giải pháp tổng thể bởi vì "Một cái móng xây nhà 3 lầu thì không thể xây được lên 10 lầu" Một phần mềm thiết kế đơn giản chỉ làm một chức năng khi có nhu cầu lớn hơn thường không đáp ứng được và hầu hết là đập đi làm lại khi đó tiền sửa còn lớn hơn tiền mua mới...

Phải phải luôn nhớ rằng "Việc tìm một phần mềm phải tính đến yếu tố mở rộng, cần phải đảm bảo hệ thống được thiết kế tổng thể có thể mở rộng theo nhu cầu của doanh nghiệp trong tương lai. Chỉ những doanh nghiệp đầu tư bài bản và tập trung cao độ vào để thực hiện mới mong xây dựng được một sản phẩm tổng thể có chiều sâu"

4. PHẦN MỀM PHẢI GIỮ THƯƠNG HIỆU CHO NHÀ XE

Bạn xây dựng hãng xe của mình bao nhiêu năm trời để có một thương hiệu như hôm nay, Khách hàng biết đến bạn và lựa chọn bạn là vì thương hiệu của bạn. Chính vì thế phần mềm phải linh động và giúp bạn phát huy thương hiệu của bạn như Website chạy bằng tên miền riêng, hành khách khi vào phần mềm đặt vé phải thấy được thương hiệu của bạn chứ không phải là thương hiệu của đơn vị cung cấp phần mềm. Bạn nên cảnh giác với điều này vì nếu không cẩn thận chính khách hàng sử dụng dịch vụ của bạn nhưng họ lại không biết gì về bạn.

Hãy đảm bảo rằng bất kỳ ai sử dụng thương hiệu của bạn đều phải được sự cho phép của bạn, tránh tình trạng đối thủ lợi dụng thương hiệu của bạn để lôi kéo khách hàng cho họ. Thương hiệu phải được bảo vệ cả trên Internet lẫn ngoài cuộc sống nó được xây dựng dựa trên niềm tin của hành khách dành cho bạn.

5. PHẦN MỀM TỐT CHI PHÍ ĐẦU TƯ PHẢI HỢP LÝ:

Tất cả các đơn vị tham gia kinh doanh đều mong muốn lợi nhuận đơn vị phần mềm cũng không ngoại lệ, Theo kinh nghiệm của chúng tôi thì mỗi đơn vị cung cấp phần mềm nhà xe đều có một phương pháp tính giá nhất định. Bạn hãy cân nhắc phương án sao cho sự hợp tác của bạn và đơn vị cung cấp phần mềm có tính win - win cùng nhau có lợi thì mới bền vững. Hãy yêu cầu nhân viên tư vấn kinh doanh của đơn vị phần mềm phải làm cho bạn hiểu rõ từng phương án tránh tình trạng mập mờ.

Đừng ngần ngại khi đặt một phương án tính giá mới với nhà cung cấp phần mềm Chỉ cần trên quan điểm win - win đôi bên cùng có lợi chắc chắn đơn vị cung cấp và bạn sẽ tìm được tiếng nói chung.

6. UY TÍN CỦA NHÀ CUNG CẤP PHẦN MỀM

Một đơn vị cung cấp phần mềm bạn phải để ý tìm tìm hiểu về thương hiệu của nhà cung cấp, Họ hoạt động theo phương thức nào. Đây có phải là lĩnh vực chính mà họ theo đuổi hay chỉ là một mảng nhỏ trong kinh doanh. Một đơn vị mà họ dành toàn bộ tâm sức để phát triển một dịch vụ sẽ khác với đơn vị coi sản phẩm và dịch vụ của bạn chỉ là mảng nhỏ mà họ tham gia.

Bạn có thể tham khảo thông tin về Nhà cung cấp ở các thông tin sau: Quy mô đầu tư, Sự chuyên nghiệp trong dịch vụ, Khả năng tăng trưởng của nhà cung cấp, Sự tập trung của họ vào lĩnh vực vận tải và đặc biệt là uy tín của họ khi cung cấp phần mềm cho các doanh nghiệp vận tải có quy mô lớn.

7. PHẦN MỀM TỐT PHẢI LÀ PHẦN MỀM LIÊN TỤC ĐƯỢC NÂNG CẤP VÀ CẢI TIẾN

Một doanh nghiệp phần mềm chuyên nghiệp là doanh nghiệp luôn luôn tập trung cải tiến chất lượng sản phẩm. Họ luôn luôn có những phiên bản mới tốt hơn phiên bản cũ ra đời. Căn cứ vào nhu cầu của doanh nghiệp vận tải, số lượng khách hàng ngày một nhiều lên. Chính vì thế những công ty phần mềm cầu thị và chăm lo cho sản phẩm của mình sẽ liên tục tìm cách cải tiến sản phẩm và đưa ra những bản Update kịp thời cho khách hàng. Là một đơn vị vận tải bạn cần đánh giá cả một quá trình tiến hoá của sản phẩm để thấy rằng đơn vị mình lựa chọn có thực sự là đơn vị tập trung cao độ để hoàn thiện sản phẩm hay không.

8. PHẦN MỀM TỐT PHẢI LÀ PHẦN MỀM CHO CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ SAU BÁN HÀNG TỐT

Đây là điểm mấu chốt sau cùng khi bạn quyết định lựa chọn sản phẩm. Rất đơn giản để bạn kiểm tra điều này bạn chỉ cần liên hệ với những khách hàng mà đơn vị cung cấp phần mềm đó đã phục vụ để lắng nghe sự đánh giá của họ về chất lượng dịch vụ của đơn vị cung cấp phần mềm. Qua đó bạn có thể hiểu rõ chất lượng dịch vụ của nhà cung cấp phần mềm để đi đến lựa chọn.

Nên nhớ rằng phần mềm tốt là phần mềm với những yêu cầu kỹ thuật đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp đồng thời chất lượng dịch vụ sau bán hàng phải đảm bảo thông suốt.

Cuối cùng Chúng tôi khuyên bạn cần phải thiết lập những mối quan hệ bền chặt với nhà cung cấp để cùng nhau tháo gỡ những khó khăn vướng mắc và tôn trọng lẫn nhau thì hợp tác mới lâu dài và mang lại hiệu quả.

Giới thiệu sơ bộ giải pháp của AN VUI để quý khách tham khảo

Phan Bá Mạnh CEO Founder AN VUI